Foto: @stilclassics/Unsplash
Akademia het hierdie week Sekretaressedag gevier ter erkenning van elke administrateur, persoonlike assistent en kantoorpraktisyn vir die belangrike taak wat hulle vervul om die kantoorsake bymekaar te hou en die kantoor se las te verlig.
“ ʼn Kantoorpraktisyn is dikwels die spil wat verseker dat die organisasie momentum behou,” sê Joey Vlok, programkoördineerder van die Hoër Sertifikaat in Kantooradministrasie by Akademia.
“Daarom erken Akademia hierdie persone vir die waardevolle bydrae wat hulle lewer tot die sukses van enige organisasie.”
Vlok deel dat daar ʼn paar basiese eienskappe is waaroor die kantoorpraktisyn moet beskik en moet ontwikkel om sodanig die kantoor optimaal te bestuur.
- Die persoon moet inisiatief kan neem en scenario’s voorsien. Dit is nie nodig om vir instruksies te wag nie. Die werkplek verwelkom altyd persone wat met proaktiewe probleemoplossings vorendag kom.
- Om hierdie rol te vervul word uitnemende tydsbestuur- en prioritiseringvaardighede benodig. Goeie tydsbestuur help kollegas en ander belanghebbendes om hulle sperdatums betyds te haal. “Vind ʼn stelsel wat vir jóú werk. Om vir 10 minute voor jy huis toe gaan te beplan vir die volgende dag, is ʼn effektiewe manier om jou te help om te prioritiseer en te fokus op belangrike take,” sê Zelda van Niekerk, administratiewe beampte by Akademia.
- Die persoon moet ten alle tye professioneel wees. Professionaliteit geld vir voorkoms en optrede. Maak nie saak of die persoon die ontvangsdame of ʼn persoonlike assistent is nie, die persoon dien as die gesig van en eerste kontakpunt met die organisasie.
- Betroubaarheid en verantwoordelikheid is belangrik om verhoudings te bou. Om iemand te wees waarop mens kan staatmaak, bou vertroue.
- Die persoon moet aanpasbaar wees. Daar gebeur gedurig onvoorsiene gebeurtenisse of besluite wat jou dag se beplanning omvergooi. Daarom is dit belangrik om oop te wees vir verandering en so gou moontlik te prioritiseer volgens die nuwe take.
- Die persoon moet die vermoë hê om sowel in ʼn span as selfstandig te kan werk. Daar gaan tye wees wat die persoon saam met kollegas moet werk. Deur ʼn ingesteldheid te hê om van ander te leer en hul sterkpunte te gebruik, sal die werklading verlig.
- Goeie kommunikasie is die sleutel tot positiewe verhoudings. Deur goed te luister, te empatiseer met ander, en bewus te wees van persoonlike en ander se liggaamstaal, sal bydra tot effektiewe kommunikasie.
- ʼn Oog vir detail en die nagaan van besonderhede help om foute te vermy. “Mense maak foute, maar dit is belangrik om daaruit te leer. Kontroleer jou werk twee of drie keer om foute te probeer uitskakel, en skep ʼn kontrolelys vir komplekse take. Sodoende sal jy flaters kan uitskakel,” deel Van Niekerk uit haar ervaring.
- Organiseringsvaardighede is ʼn waardevolle eienskap om oor te beskik. Die ontvangsdame by Akademia, Jorese Prinsloo, meen ʼn belangrike les wat sy geleer het, is om rekord te hou van alle dokumentasie en korrespondensie. “Daar is altyd iemand wat later weer die dokumentasie of korrespondensie gaan benodig. Om ʼn netjiese liasseerstelsel te hê, maak die werk soveel makliker.”
Bo en behalwe die belangrike taak wat ʼn kantoorpraktisyn vervul, is dit noodsaaklik om tyd vir jouself te maak wanneer dinge by die werk dol raak. “Neem vyf minute vir jouself waar jy diep asemhaal en net fokus op die hede. Jy kan dit by die werk of voor jy gaan slaap, toepas,” sê Helena Bekker, persoonlike assistent by Akademia. “Dit verrig wondere om bewus te raak van jouself en jou kop skoon te kry.”
