Foto ter illustrasie. (Foto: Verskaf deur The Human Edge.)
Daar word al vir jare gesê dat al meer werkers van hul huise gaan begin werk. Nou, binne etlike dae sedert die Wêreldgesondheidsorganisasie (WGO) die Covid-19-virus as ʼn wêreldwye pandemie verklaar het, het maatskappye begin om hul werkers van die huis af te laat werk, en vinnig ook.
Anja van Beek, ʼn talentstrateeg en kundige oor leierskap, sê die reëling kan vir talle bestuurders en werknemers ʼn nuutjie wees.
“Dit is ʼn werklikheid dat baie mense nog nooit vantevore tuis of oor ʼn afstand gewerk het nie. Hierdie situasie kan sy eie reeks uitdagings meebring,” het Van Beek gesê
“In hierdie ongekende tydperk gaan dit ʼn soort probeer-toets-aanpas-en-herhaal-scenario skep.”
Hier is ʼn paar wenke as jy of jou span vir die eerste keer buite die kantoor moet werk:
Bly in ʼn roetine
Jy mag dalk in die versoeking wees om jou daaglikse roetine aan te pas. Jy oorweeg dit dalk selfs om ʼn bietjie later te slaap noudat jy nie meer die oggendverkeer moet aandurf nie, maar dit is uiters belangrik om jou roetine te behou asof jy steeds na jou kantoor pendel.
Jou brein is gewoond aan hierdie ritme en verskaf die seine aan jou liggaam dat dit tyd is om te werk. As jy jou daaglikse ritme behou, sal dit verseker dat jy jou produktiwiteit handhaaf terwyl jy van die huis af werk.
Elmarie Grant, hoof van Synthesis Academy, sê ʼn mens moet vir jouself ʼn oggendroetine skep.
“ ʼn Roetine is soms selfs kragtiger as die horlosie om jou te help om die werksdag te begin. Dink ’n bietjie wat dit in jou roetine is wat die aanduiding gee dat dit nou tyd is om te begin werk. Is dit daardie koppie koffie? Of is dit die feit dat jy nou aangetrek is?”
Om aan te trek, of nie aan te trek nie
Grant sê terwyl dit fantasties kan wees vir een werknemer om nou in sy/haar nagklere te kan werk, kan dit fataal wees vir ʼn ander werknemer se konsentrasievlakke en produktiwiteit.
Van Beek sê sy het ʼn paar jaar gelede haar eie onderneming begin en het ʼn punt daarvan gemaak om in die gewoonte te bly om netjies, maar gemaklik, aan te trek – al het sy nie enige kliënte op sekere dae gesien nie.
“Die reëling help jou brein om te weet dit is nou werktyd en nie sitkamertyd nie.”
Dit verg dissipline, beperk dus jou afleidings
Daar kan soveel goed wees wat jou aandag tuis van jou werk aflei: die televisie, jou kinders wat tuis is met die vakansie, die luukse van onbeperkte toegang tot sosialemediaplatforms en daardie persoonlike doenlysie wat al hoe lank op jou yskas geplak is…
“Afstandwerk is werk wat outonomie gaan vereis. Alle werknemers wat buite die kantoorwerk, moet selfbestuur as ʼn verantwoordelikheid opneem.”
Van Beek sê kollegas moet met mekaar kommunikeer oor hoe hul skedule vir die dag gaan lyk.
“Werknemers kan tegnologie soos WhatsApp-groepe, Skype en Microsoft Teams gebruik om hul kollegas ingelig te hou, of te laat weet as daar ʼn skielike verandering in roetine is.”
Grant meen jy kan eerder te veel kommunikeer met jou spanlede en bestuurder, as te min.
“Wees duidelik oor waaraan elkeen werk. Laat weet as jy klaar is met ʼn taak of projek, en onthou om dadelik te laat weet as jy sukkel of agter is met iets.”
Het jy ʼn toegewyde ruimte om in te werk?
Van Beek meen dit is belangrik om ʼn onderskeid te tref tussen die tyd wanneer ʼn mens werk en wanneer ʼn mens nie werk nie.
“Hierdie lyne kan maklik vervaag word, veral met kinders by die huis en daarom is dit noodsaaklik om dit duidelik te maak vir jouself en jou gesin oor wanneer jy nou werk.
“Dit kan so eenvoudig wees soos om oorfone aan te sit om enige afleidings uit te skakel.”
Verder is dit ook belangrik om ʼn toegewyde ruimte te hê waar virtuele vergaderings gehou kan word.
Hoe meet jy jou uitsette?
Om jou span te probeer mikrobestuur, gaan beslis nie werk terwyl jou span hul take van die huis verrig nie.
“Die bestuur van ʼn maatskappy waar baie van die mense nou buite die kantoorwerk, is dieselfde as om enige onderneming te bestuur. Dit kom neer op vertroue, kommunikasie en die hele maatskappy se ondersteuning om gedeelde doelstellings te bereik,” sê Van Beek.
Wees verstandig en pas logika toe
ʼn Ander werklikheid in Suid-Afrika is die waarskynlikheid dat beurtkrag jou produktiwiteit kan beïnvloed.
“Maak seker dat jy met jou bestuurder kommunikeer, sodat julle gesamentlik oor die beste benadering en beplanningsrooster in die toekoms kan besluit. Wees veral bedag daarop dat as jy in ʼn koffiewinkel gaan werk en openbare Wi-Fi gebruik, kan die inligting wat jy oor dié netwerk stuur, in die hande van kuberkrakers beland.”
Stem saam oor die basiese beginsels
Spanne moet saamstem oor die tegnologie wat hulle gaan gebruik vir virtuele vergaderings, waar en hoe werk aanlyn gestoor sal word of hoe om kontak met mekaar te hou. Dit is ook van kritieke belang om ook saam te stem oor hoe lank die reaksietye op navrae – intern en ekstern – gedurende besigheidsure sal wees.
Verder moet daar saamgestem word dat daar tye sal wees wanneer mense se kinders in die agtergrond sal wees of dat honde sal blaf terwyl ʼn virtuele oproep gemaak word.
“Hierdie is ʼn geleentheid vir mense om te wys dat professionele werknemers ook maar net mense is en dit is heeltemal oukei.”
Van Beek sê die groot vraag van leiers is gewoonlik om te besluit watter die beste manier gaan wees om spanne wat buite ʼn kantoorruimte werk, te bestuur.
(Foto: William Iven/Unsplash.)
Die volgende wenke sal leiers help om ingeskakel te bly en betrokke spanne in die volgende paar weke te bou:
- Samewerking: Vind ʼn ritme van samewerking met jou spanlede. Dit gaan daaroor om die regte balans te vind tussen koöperasie en mikrobestuur.
- Deel in die pret: Sluit ʼn prettige element in en deel foto’s van jou huiskantoor met jou werknemers. Jy kan selfs ʼn kompetisie skep vir die kantoor met die beste uitsig.
- Hou kontak met mekaar: Van Beek sê omdat die meeste kommunikasie nou per e-pos of aanlyn plaasvind, kan mense maklik eensaam en geïsoleerd voel. “Probeer om ʼn gesamentlike (virtuele) koffie-/teedrink- of etenstyd vir werknemers te skep deur sosiale media of videokonferensies te gebruik om op ʼn informele wyse met spanlede op ʼn gereelde basis te ontmoet. En onthou, al mis jy jou daaglikse geselsies, kan jy altyd net die telefoon optel om ʼn idee, situasie of uitdaging met ʼn kollega te deel.”
Van Beek sê verder: “Onthou, ons is saam in hierdie situasie en vriendelikheid is nou nóg meer belangriker. Elke persoon ervaar stres anders en dit is nuttig om dit te onthou. Let byvoorbeeld op die toon van jou boodskappe as jy vir ʼn angstige enkelma sê om te ontspan”.
Grant meen dit is belangrik om teenwoordig en positief te bly.
“Of jy nou werk, ʼn blaaskans neem of tyd saam met ander mense spandeer, bly ten volle teenwoordig in daardie oomblik. Die beste manier om jou produktiwiteit te verbeter, is om jou aandag op een taak op ʼn slag te rig.
“ ʼn Positiewe ingesteldheid hou baie voordele in: Dit maak jou in jou verhoudinge nie net gelukkiger nie, dit gee jou produktiwiteit ʼn groot hupstoot.”
Ek werk vir die eerste keer in 30 jaar van die huis agv die virus……en ek geniet elke oomblik daarvan en ek kan nie sien hoekom ons dit nou eers onder die vaandel van n virus toegelaat word nie…maar die base moet moes die slawe dophou dis waaroor dit gaan. My rekenaar is aan die gang is op e-mails en dit werk fantasties en dit het sy voordele ek het soveel tyd vir dinge waarvoor ek nie oor naweke kans kry nie, jy hoef ook nou met gom voor jou rekenaar vas te sit nie. Ek kon gister dokter toe gaan, het vanoggend gordyne gewas, maak bietjie huisskoon, kon rustig my stilte tyd hou, lees…en ek kan sommer voel daar is nie stress nie en ek gaan sommer vinniger herstel van die griep wat ek alreeds het.
En ja ek slaap n bietjie later hoekom nie, op 49jarige ouderdom weet ek darem wat van my verwag word wat my werk betref. Dit is baie lekker om 7uur op te staan as 5uur!!!!!
Ek moes ‘n jaar of wat terug ‘n ruk van die huis af werk ná ‘n ernstige motorfietsongeluk. Ek het my roetine presies dieselfde gehou as wanneer ek op kantoor sou wees. Ek was daardie tyd baie meer produktief as normaal, omdat daar nie heeltyd onderbrekings was wat my tyd opgeneem het nie. Die belangrikste was om te weet wanneer om ‘huis’ toe te gaan. As mens eers aan gang is, bly jy baie maklik langer op ‘kantoor’, en dan ly jou huislewe daaronder.
Die lekkerste was om aan die einde van die werksdag my rekenaar af te skakel en te weet ek hoef nie nou nog die spitverkeer aan te durf nie!
Gawie, ek is die dankbaarste om van die huis af te werk juis vir die verkeer, ek is een van daai simpel mense ry maak my bang en gestress ek hou nie van ry nie.