Digitaliseringsprojek misluk, toe brand parlement

‘n Voorbeeld van die skanderings wat gedoen is. (Foto: GroundUP)

Deur James Stent, GroundUp

’n Digitaliseringsprojek wat vyf jaar gelede miljoene rand beloop het en kon verhoed het dat onvervangbare dokumente weens die onlangse brand by die parlement verlore gegaan het, was skynbaar tevergeefs. Dít bloot omdat die dokumente nooit ordentlik geskandeer is nie en nou onleesbaar is.

Van die dokumente wat moontlik in die brand verlore is, het uit 1910 gedateer en beslaan parlementêre rekords van voor 1994.

’n Buitemaatskappy bekend as i-Kno is oor die loop van twee jaar net minder as R5 miljoen betaal om die parlement se versameling van sowat 7 000 volumes van dokumente – sewe miljoen individuele bladsye – te skandeer.

Baie van die dokumente was uniek aan die parlement met geen ander argief in die land wat kopieë daarvan het nie. Dit sluit in die bylaes tot die Hansard – die amptelike rekord van die parlement se beraadslagings wat terugdateer na 1910. Dié rekords bevat ongepubliseerde regeringsverslae, jaarverslae, navorsing en manuskripte.

Personeel van die parlement kon ná die brand op 2 Januarie nog nie toegang tot die geboue kry waar hierdie rekords gehou word nie.

Hoewel die biblioteek en store by die Nasionale Raad van Provinsies as veilig beskou word, word in ’n verslag aan die parlementsbiblioteek gewaarsku dat die hele versameling in dié store deur die brand geraak is en verlore kan wees. Hierdie bundels bevat Suid-Afrika se hele voor-1994‑ parlementêre rekords.

Die kelderverdieping in die Nasionale Vergadering wat die argiewe huisves, het boonop na bewering waterskade tydens die brand opgedoen.

Aanvanklik is gedink dat dié rekords gedigitaliseer is. GroundUp het egter nou onthul dat amper die helfte van dié skanderings semi-leesbaar of selfs heeltemal onleesbaar en dus nutteloos is. Die parlement se biblioteekpersoneel het dié probleem reeds onder beamptes se aandag gebring nadat die rekords in 2017 geskandeer is.

Die diensverskaffer het toe teruggekeer na die parlement om die rekords oor te skandeer, maar die projek is skielik gestaak, lank voordat dit voltooi kon word. Die projek is egter destyds as voltooi in die parlement se amptelike rekords gemerk, ten spyte daarvan dat miljoene bladsye nog oorskandeer moes word om leesbaar te wees.

Die mislukte digitaliseringsprojek is selfs in die parlement se jaarverslag vir 2017-‘18 gelys, onder die belangrikste prestasies van daardie jaar.

Die maandelikse verslae deur die Rare & Historical Information Services (RHIS), die afdeling van die parlementêre inligtingsentrum wat spesifiek met die groot argiewe by die parlement te doen het, vertel egter in 2017 ’n ander verhaal.

Onleesbare skanderings

Die destydse bibliotekaris in beheer van RHIS, Ingrid Henrici, het in Januarie 2017 aangeteken dat 6 092 volumes (88% van die totale argief) teen daardie stadium geskandeer was.

Die gehaltebeheer wat op die projek gedoen is, het egter daarop gedui dat van die 1 746 geskandeerde volumes wat deur die RHIS-biblioteekpersoneel nagegaan is, 44% afgekeur moes word.

Die digitaliseringsprojek was in dié stadium reeds twee maande agterstallig.

Die volgende verslag vir Februarie 2017 het ’n nog donkerder prentjie geskets.

Gehaltebeheer het meer gebrekkige skanderings aan die lig gebring, met net minder as die helfte van die skanderings wat tekort geskiet het. Van die 2 014 geskandeerde volumes wat nagegaan is, moes 1 001 afgekeur en oorgedoen word.

In Maart daardie jaar het ’n sewende hardeskyf wat gebruik word om die gedigitaliseerde rekords te stoor, ineengestort.

Die gehaltebeheer van die skanderings is daarna opgeskort “totdat die aflewering van herskandeerde volumes” kon plaasvind. Die verslag meld dat die diensverskaffers geen verdere aflewerings van geskandeerde materiaal gemaak het nie, en ook nie enige nuwe items herskandeer het nie.

Dit is dan ook die laaste woord wat oor die digitaliseringsprojek gerep word, met geen melding daarvan in April nie. Die enigste melding in Junie was ’n nota dat gehaltebeheer op die skanderings “stadig voortgaan”.

i-Kno het glo in Julie ’n poging aangewend om toegang tot die parlement te verkry om die uitstaande herskanderings af te handel. Dit het egter nooit gebeur nie omdat hul keuring as diensverskaffer verval het en dit nie hersien kon word nie, weens uitstaande belastingdokumente.

RHIS het skynbaar teen September daardie jaar heeltemal opgegee, aangesien daar geen verdere pogings was om die projek te voltooi nie.

Gerrit van Dyk van i-Kno en Smarter Image, het in reaksie op GroundUp se berig gesê die maatskappy het die meeste van die swak geskandeerde dokumente herskandeer en dit op hardeskywe aan die parlement verskaf vir verdere hersiening.

“Die hoofredes vir die ‘gebrekkige’ skanderings kan ook in die projekdokumentasie by die parlement gevind word. Meer as 80% van skanderings was suksesvol en i-Kno het daardie gebrekkige dokumente so ver moontlik herskandeer.”

Die parlement het by navraag bevestig dat die digitaliseringsprojek in September 2017 tot ’n einde gekom het. Hy gee toe dat sommige van die werk nie gedoen is nie. Ongeveer 4,65% van die werk is nie aan die parlement gelewer nie en die parlement het glo toe R1,1 miljoen teruggehou.

“Herskandeerde materiaal wat aan die parlement teruggestuur is, is nie weer nagegaan nie en ’n finale foutkoers is nie bepaal nie. Biblioteekstatistieke het bevestig dat 95,35% van gedigitaliseerde materiaal by die parlement afgelewer is.”

Hierdie is ’n verkorte weergawe van ’n berig wat deur GroundUp gepubliseer is. Lees die volledige berig, sowel as die parlement se antwoord op elke vraag wat aan hulle gestel is, hier.